Um funcionário CLT custa, no mínimo, o salário bruto mais 27,44%: 8% de FGTS depositado todo mês (Lei 8.036/1990) e 19,44% de provisões de 13º (8,33%), férias (8,33%) e terço constitucional (2,78%). Essa base fixa existe em qualquer regime tributário. Fora do Simples Nacional somam-se os encargos patronais, cerca de 26,8% a 28,8%: INSS patronal de 20%, RAT de 1% a 3% e contribuições a terceiros de perto de 5,8%. Com R$ 500,00 de benefícios, um salário de R$ 3.000,00 vira custo mensal de R$ 4.323,33 no Simples e de R$ 5.127,33 fora dele, entre 1,44 e 1,71 vez o salário. Este guia é sobre o cálculo, componente a componente; se a sua dúvida é de decisão (contratar CLT, PJ ou terceirizar), veja o guia de quanto custa um funcionário. Para a conta automática, use a calculadora de custo do funcionário.
Resposta rápida
O custo real de um funcionário CLT é o salário mais uma base fixa de 27,44% (FGTS e provisões), mais encargos patronais e benefícios.
- FGTS: 8% do salário, depositado todo mês.
- Provisões de 13º (8,33%), férias (8,33%) e terço (2,78%): 19,44% no total.
- Fora do Simples: INSS patronal 20% mais RAT e terceiros, perto de 27% a 29%.
- Benefícios (vale-transporte, refeição, plano) somam a parte da empresa.
Estimativa educativa, não substitui a folha oficial do contador: RAT e terceiros variam por atividade (CNAE) e os benefícios, por convenção coletiva.
Por que o custo de um funcionário não é só o salário?
Contratar olhando só o salário é o erro mais caro de quem começa a montar uma equipe. O valor combinado com o empregado é o que ele recebe (menos os descontos de INSS e IRRF), mas a empresa gasta bem mais do que isso. Cada mês trabalhado gera direitos que vencem depois, como o 13º e as férias, e obrigações que o empregador paga por fora da folha, como o FGTS e a contribuição previdenciária patronal. Somando tudo, o desembolso real de um funcionário fica entre 1,3 e 1,9 vez o salário, dependendo do regime tributário e dos benefícios.
A boa notícia é que essa conta é previsível. Ela não muda de empresa para empresa ao acaso: segue percentuais definidos em lei, que dá para decompor e calcular linha a linha. É isso que este guia faz. O que reduz o salário líquido do trabalhador (o INSS e o IRRF) é assunto de outra conta, a do salário líquido CLT. Aqui o foco é o custo do lado da empresa.
Os quatro blocos do custo
O custo de um empregado CLT se organiza em quatro blocos:
- Salário bruto: a base sobre a qual todo o resto é calculado.
- Encargos sociais: o FGTS de 8% (em qualquer regime) e, fora do Simples, a parte patronal, formada por INSS de 20%, RAT e contribuições a terceiros.
- Provisões: o 13º (1/12), as férias (1/12) e o terço constitucional de férias (1/36), diluídos mês a mês.
- Benefícios: a parte da empresa em vale-transporte, vale-refeição, vale-alimentação, plano de saúde e outros itens do pacote.
As próximas seções calculam cada bloco em percentual do salário e depois em reais. Guarde a lógica: primeiro os percentuais fixos que valem para todo mundo, depois o que muda com o regime e com os benefícios.
FGTS: 8% do salário todo mês
O FGTS é o encargo mais direto de calcular. O empregador deposita 8% do salário bruto em uma conta vinculada na Caixa, em nome do trabalhador, todos os meses. Não é desconto do empregado: é custo da empresa por cima da remuneração. Para um salário de R$ 3.000,00, o FGTS mensal é 8% de R$ 3.000,00 = R$ 240,00. O detalhe de quem paga, sobre o que incide e por que não sai do salário está no guia da alíquota de 8% do FGTS e no guia de como calcular o FGTS.
As provisões: 13º, férias e o terço
Provisionar é separar todo mês a fração de um direito que só vence lá na frente. Sem isso, o 13º cai como um pico em dezembro e as férias, no mês de gozo, o que sufoca o caixa. A CLT e a Constituição garantem três direitos que se acumulam mensalmente:
- 13º salário: equivale a um salário extra por ano, então a provisão é 1/12 do salário por mês, ou 8,33%. Para R$ 3.000,00, são R$ 250,00 por mês. Veja a calculadora de 13º salário.
- Férias: o direito a 30 dias remunerados se forma ao longo de 12 meses, então a provisão também é 1/12, ou 8,33%. Para R$ 3.000,00, são R$ 250,00 por mês. Veja a calculadora de férias e o guia de férias CLT.
- Terço constitucional de férias: além das férias, a Constituição garante um adicional de 1/3 sobre elas. Isso equivale a 1/36 do salário por mês, ou 2,78%. Para R$ 3.000,00, são R$ 83,33 por mês.
Somadas, as três provisões representam 19,44% do salário. Com o FGTS de 8%, chega-se à base fixa de 27,44% que existe em qualquer empresa, antes mesmo de entrar o INSS patronal ou qualquer benefício.
Encargos patronais: INSS, RAT e terceiros
Aqui mora a maior diferença de custo entre empresas. Fora do Simples Nacional, o empregador recolhe a contribuição previdenciária patronal, prevista na Lei 8.212/1991, composta de três parcelas sobre a folha:
- INSS patronal: 20% da remuneração (art. 22 da Lei 8.212/1991).
- RAT (Risco Ambiental do Trabalho), antigo SAT: de 1% a 3%, conforme o grau de risco da atividade, e ainda ajustado pelo FAP de cada empresa.
- Contribuições a terceiros (Sistema S): em geral cerca de 5,8%, destinadas a entidades como SESI, SENAI, SEBRAE, INCRA e salário-educação.
Juntas, essas parcelas somam algo entre 26,8% e 28,8% do salário. É por isso que o mesmo salário custa bem mais numa empresa do Lucro Presumido do que numa do Simples, onde a maior parte disso está embutida no DAS. A seção do regime tributário detalha essa diferença.
A decomposição do custo, componente a componente
A tabela abaixo reúne cada componente com o percentual sobre o salário e a base legal. Os percentuais das provisões e do FGTS são fixos; os patronais só entram fora do Simples e variam com a atividade.
| Componente | % sobre o salário | Base legal |
|---|---|---|
| FGTS | 8,00% | Lei 8.036/1990 |
| Provisão de 13º | 8,33% (1/12) | Lei 4.090/1962 |
| Provisão de férias | 8,33% (1/12) | CLT, art. 129 e seguintes |
| Terço constitucional de férias | 2,78% (1/36) | CF, art. 7º, XVII |
| Base fixa (qualquer regime) | 27,44% | - |
| INSS patronal (fora do Simples) | 20,00% | Lei 8.212/1991, art. 22 |
| RAT / SAT | 1% a 3% | Lei 8.212/1991 |
| Terceiros (Sistema S) | ~5,8% | Lei 8.212/1991 |
Repare que os benefícios não aparecem em percentual: eles têm valor fixo por pessoa (uma cesta de vale-transporte e vale-refeição custa quase o mesmo para quem ganha o piso e para quem ganha mais), então entram em reais, não em porcentagem. Por isso pesam mais no custo relativo dos salários menores, como a tabela por faixa vai mostrar.
Passo a passo: um salário de R$ 3.000 virando custo
Agora os percentuais viram reais. A tabela abaixo mostra o mesmo salário de R$ 3.000,00 com R$ 500,00 de benefícios mensais, em dois cenários: uma empresa do Simples Nacional (sem patronal por fora) e uma fora do Simples (com 26,8% de encargos patronais). Os valores seguem a calculadora de custo do funcionário.
| Componente | Cálculo | Simples | Fora do Simples |
|---|---|---|---|
| Salário bruto | base | R$ 3.000,00 | R$ 3.000,00 |
| Encargos patronais | 26,8% x salário | R$ 0,00 (no DAS) | R$ 804,00 |
| FGTS | 8% x salário | R$ 240,00 | R$ 240,00 |
| Provisão de 13º | salário ÷ 12 | R$ 250,00 | R$ 250,00 |
| Provisão de férias | salário ÷ 12 | R$ 250,00 | R$ 250,00 |
| Terço de férias | provisão de férias ÷ 3 | R$ 83,33 | R$ 83,33 |
| Benefícios | parte da empresa | R$ 500,00 | R$ 500,00 |
| Custo mensal total | soma | R$ 4.323,33 (1,44x) | R$ 5.127,33 (1,71x) |
| Custo anual estimado | mensal x 12 | R$ 51.879,96 | R$ 61.527,96 |
O mesmo salário de R$ 3.000,00 custa R$ 4.323,33 por mês no Simples e R$ 5.127,33 fora dele, uma diferença de R$ 804,00 mensais só por causa dos encargos patronais. No ano, a diferença chega a R$ 9.648,00. A régua rápida: o custo real vai de cerca de 1,44 a 1,71 vez o salário nesse exemplo.
O peso do regime tributário: Simples x Lucro Presumido e Real
O que separa 1,44 vez de 1,71 vez no exemplo acima é a contribuição patronal. No Simples Nacional (Anexos I, II, III e V), o INSS patronal está embutido na alíquota do DAS, então não incide 20% por fora sobre a folha. Essa é a maior vantagem de custo de contratação do Simples. No Lucro Presumido e no Lucro Real, e também no Anexo IV do Simples, os 20% de INSS patronal, o RAT e as contribuições a terceiros entram por fora, elevando o custo em perto de 27% a 29% do salário.
Por isso o mesmo salário produz custos diferentes conforme a empresa, e a calculadora de custo do funcionário pede que você informe o percentual de encargos patronais adequado ao seu caso (0% no Simples comum, cerca de 26,8% fora dele). Para decidir o regime da empresa, o comparador de regimes tributários pesa também a tributação da receita, não só a folha.
Benefícios: vale-transporte, vale-refeição e plano de saúde
FGTS, INSS patronal e provisões vêm da lei. Os benefícios são outra camada, parte obrigatória, parte por escolha, mas todos entram no custo real. O vale-transporte é obrigatório quando o empregado usa transporte público e o solicita: a empresa pode descontar até 6% do salário-base do trabalhador e arca com o que passar disso. Já vale-refeição, vale-alimentação, plano de saúde e seguro de vida só são obrigatórios quando a convenção coletiva da categoria exige, mas viraram quase padrão em muitas funções.
Na prática, benefícios pesam de R$ 200 a mais de R$ 1.000 por mês, dependendo do pacote e da região. Como têm valor fixo por pessoa, encarecem proporcionalmente mais os salários menores. Some sempre a parte da empresa (não o valor de face do benefício) ao custo mensal.
Quanto custa um funcionário por faixa de salário?
O multiplicador do custo não é o mesmo para todo salário. A parte variável (FGTS, provisões e patronal) é proporcional, mas os benefícios de valor fixo pesam mais nos salários menores. A tabela abaixo mostra o custo mensal fora do Simples, com 26,8% de encargos patronais e R$ 400,00 de benefícios fixos por mês:
| Salário bruto | Custo mensal total | Custo anual | Multiplicador |
|---|---|---|---|
| R$ 1.500,00 | R$ 2.713,67 | R$ 32.564,04 | 1,81x |
| R$ 2.000,00 | R$ 3.484,90 | R$ 41.818,80 | 1,74x |
| R$ 3.000,00 | R$ 5.027,33 | R$ 60.327,96 | 1,68x |
| R$ 5.000,00 | R$ 8.112,23 | R$ 97.346,76 | 1,62x |
| R$ 8.000,00 | R$ 12.739,56 | R$ 152.874,72 | 1,59x |
Repare no multiplicador: ele cai conforme o salário sobe, de 1,81x no salário de R$ 1.500,00 para 1,59x no de R$ 8.000,00. Não é que o salário maior seja mais barato em reais: é que os R$ 400,00 fixos de benefícios diluem melhor. Por isso contratar no piso não sai tão em conta quanto o salário sugere.
Admissão e demissão: os custos de entrada e saída
O custo mensal não conta a história toda. Há um custo de entrada e um de saída que não aparecem na folha do mês comum. Na admissão, entram o exame médico admissional, uniforme e equipamentos de proteção, ferramentas e, o mais caro, o tempo de treinamento até a pessoa produzir de fato. Nas primeiras semanas você paga o custo cheio por uma produtividade parcial.
Na demissão sem justa causa, somam-se o saldo de salário, o aviso prévio (de 30 a 90 dias conforme o tempo de casa), as férias e o 13º proporcionais e a multa de 40% sobre todo o FGTS depositado no contrato, além da liberação do saque. A multa de 40% não é um custo mensal: incide uma única vez, no desligamento. Para somar essas verbas ao seu caso, use a calculadora de custo de demissão e a calculadora de rescisão CLT. Conhecer o custo de saída antes de contratar evita a armadilha de admitir na euforia de um mês bom.
Erros comuns no cálculo do custo
- Considerar só o salário. Encargos e provisões somam pelo menos 27,44% antes de qualquer patronal ou benefício.
- Esquecer o terço de férias. Os 2,78% do terço constitucional são custo certo e passam despercebidos com frequência.
- Usar 20% de patronal no Simples. No Simples comum, esse encargo está no DAS, não incide por fora. Aplicar 20% ali infla o custo.
- Somar a parte variável e os benefícios com o mesmo peso para todo salário. Benefícios de valor fixo pesam mais nos salários menores.
- Não provisionar 13º e férias. Sem provisão, o caixa leva o susto em dezembro e no mês das férias.
Limitações
Esta é uma estimativa educacional. Os percentuais de encargos patronais dependem do regime tributário, da atividade (o RAT varia de 1% a 3% e ainda é ajustado pelo FAP) e de eventuais desonerações de folha. As provisões calculadas aqui são a base do direito; na folha real, FGTS e encargos também incidem sobre o 13º e as férias quando pagos, o que eleva um pouco o custo efetivo, então trate o resultado como piso, não como teto. Horas extras, adicional noturno e comissões aumentam a base de tudo. O cálculo não substitui a apuração contábil da empresa.
Fontes oficiais
- Lei 8.212/1991 (Planalto): custeio da Previdência, contribuição patronal de 20% (art. 22), RAT e terceiros.
- Lei 8.036/1990 (Planalto): FGTS e a alíquota mensal de 8% a cargo do empregador.
- CLT (Decreto-Lei 5.452/1943): férias, 13º e obrigações do contrato de trabalho.
- eSocial (gov.br): registro do empregado, folha de pagamento e recolhimento de encargos.
Conclusão
O custo de um funcionário CLT é o salário mais uma base fixa de 27,44% (FGTS de 8% e as provisões de 13º, férias e terço), mais os encargos patronais que existirem no regime da empresa, mais os benefícios. No exemplo de R$ 3.000,00, isso significa de R$ 4.323,33 a R$ 5.127,33 por mês, conforme o Simples ou o Lucro Presumido/Real. Decomponha cada linha para não ter surpresa e simule o seu caso na calculadora de custo do funcionário. Para a decisão de contratar e a comparação de formatos, veja o guia de quanto custa um funcionário e a calculadora CLT vs PJ. Confira também a calculadora "posso contratar", a calculadora de primeiro funcionário, as demais calculadoras trabalhistas, as ferramentas de MEI e Empresa e como validamos os cálculos.