Um funcionário CLT custa o salário mais pelo menos 27,4% em FGTS e provisões (13º, férias e um terço), mais benefícios, e, fora do Simples Nacional, mais o INSS patronal. Na prática, o salário bruto vira de 1,3 a 1,9 vez esse valor de custo mensal, conforme o regime. É por isso que contratar olhando só o salário quebra o caixa em dezembro. Este guia é sobre a decisão: quanto o salário multiplica, se compensa contratar, em qual formato (CLT, PJ, terceirização ou autônomo) e como colocar esse custo no seu preço. Para a decomposição componente a componente e o passo a passo do cálculo, veja o guia do custo do funcionário CLT; para simular a sua folha, use a calculadora de custo de funcionário.
Resposta rápida
- O multiplicador do salário é o número que importa: de 1,3 a 1,9 vez o bruto, conforme o regime tributário e os benefícios.
- Simples (exceto Anexo IV): INSS patronal no DAS, custo de 1,3 a 1,5x. Fora do Simples: + ~28% de patronal, custo de 1,6 a 1,9x.
- Sobre o salário incidem sempre: FGTS 8% + provisões de 13º e férias com 1/3 (~19,4%) = ~27,4%, antes de patronal e benefícios.
- PJ, terceirização e autônomo parecem baratos, mas carregam risco de vínculo e nem sempre saem mais em conta. Compare custo e risco antes de decidir.
Estimativa educativa, não é consultoria contábil ou jurídica: percentuais de RAT/terceiros e benefícios variam por atividade e convenção coletiva.
O salário é a ponta do iceberg
O número que aparece no anúncio da vaga e no contrato é a parte visível de uma conta bem maior. Abaixo da linha de água ficam o FGTS, as provisões de 13º e férias, o INSS patronal fora do Simples e os benefícios. Contratar pensando só no salário é como orçar uma viagem só pela passagem: o custo real chega depois, e chega junto. Quem contrata precisa enxergar o custo cheio antes de assinar a carteira, porque é ele que compromete o caixa todo mês e nos picos de dezembro e das férias.
A composição detalhada de cada linha (o que é FGTS, como nasce a provisão de férias, o que muda com o regime) está no guia do custo do funcionário CLT. Aqui o foco é usar esse número para decidir. E a ferramenta de decisão mais útil é uma só: o multiplicador.
O multiplicador do salário: de 1,3x a 1,9x
O multiplicador é quanto o salário bruto vira de custo mensal para a empresa. Ele resume tudo em um fator fácil de usar no planejamento: se o multiplicador é 1,7, cada R$ 1.000,00 de salário custa R$ 1.700,00 por mês. O valor exato depende do regime tributário e do pacote de benefícios, mas as faixas são previsíveis:
| Regime da empresa | INSS patronal por fora | Multiplicador típico |
|---|---|---|
| Simples (Anexos I, II, III, V) | Embutido no DAS (0% por fora) | 1,3 a 1,5x |
| MEI (1 empregado) | 3% (regra própria do MEI) + FGTS 8% | 1,3 a 1,4x |
| Anexo IV, Lucro Presumido e Real | 20% + RAT (1% a 3%) + terceiros (~5,8%) | 1,6 a 1,9x |
A base fixa que existe em qualquer regime é 27,4%: FGTS de 8% mais as provisões de 13º (8,33%), férias (8,33%) e um terço de férias (2,78%). Sobre ela entram os benefícios e, fora do Simples, o INSS patronal. Por isso o piso do multiplicador nunca é 1,0: mesmo sem patronal e sem benefício, um funcionário já custa 1,27 vez o salário. Guarde o multiplicador do seu caso, porque ele reaparece em toda decisão adiante, do preço de venda à comparação com PJ.
A conta completa: salário de R$ 2.000,00 nos dois regimes
Para ver o multiplicador virar dinheiro, veja o mesmo salário de R$ 2.000,00 no Simples e fora dele. Os números seguem a calculadora de custo de funcionário, com R$ 400,00 de benefícios mensais e, no cenário fora do Simples, encargos patronais de 28%:
| Componente | Simples (exceto An. IV) | Fora do Simples (28%) |
|---|---|---|
| Salário bruto | R$ 2.000,00 | R$ 2.000,00 |
| INSS patronal + RAT + terceiros | R$ 0,00 (no DAS) | R$ 560,00 |
| FGTS (8%) | R$ 160,00 | R$ 160,00 |
| Provisão 13º (1/12) | R$ 166,67 | R$ 166,67 |
| Provisão férias (1/12) | R$ 166,67 | R$ 166,67 |
| Provisão 1/3 de férias | R$ 55,56 | R$ 55,56 |
| Benefícios | R$ 400,00 | R$ 400,00 |
| Custo mensal total | R$ 2.948,90 (1,47x) | R$ 3.508,90 (1,75x) |
| Custo anual estimado | R$ 35.386,80 | R$ 42.106,80 |
Por que provisionar muda tudo
13º e férias não são surpresa: são dívida certa com data marcada. A empresa que separa todo mês os 19,4% das provisões (8,33% + 8,33% + 2,78%) atravessa dezembro e o mês de férias sem aperto; a que não separa desconta o susto do capital de giro, paga juros ou atrasa. Se o seu caixa é apertado, dimensione antes com a calculadora de capital de giro e a calculadora de fluxo de caixa.
Simples x fora do Simples: a diferença que decide
A contribuição patronal é o divisor de águas. No Simples Nacional (Anexos I, II, III e V), os 20% de INSS patronal estão embutidos no DAS: contratar custa ~27,4% + benefícios sobre o salário. No Anexo IV e nos regimes de Lucro Presumido/Real, os encargos patronais (20% + RAT de 1% a 3% + terceiros de ~5,8%) entram por fora, elevando o custo em mais ~28%. Esse é um dos fatores da escolha de regime, junto com a tributação da receita: compare no comparador de regimes tributários.
Benefícios: o custo que não é encargo legal
FGTS, INSS patronal e provisões vêm da lei. Os benefícios são outra camada: alguns são obrigatórios só em certas condições, outros são escolha da empresa, mas todos entram no custo real. O vale-transporte é obrigatório quando o empregado usa transporte público e o solicita; a empresa pode descontar até 6% do salário-base e arca com o que passar disso. Vale-refeição, vale-alimentação, plano de saúde e seguro de vida só são obrigatórios quando a convenção coletiva da categoria exige, mas viraram quase padrão em muitas funções e pesam de R$ 200,00 a mais de R$ 1.000,00 por mês, dependendo do pacote.
O detalhe que decide o caixa: benefícios como VT e VR são custos quase fixos por pessoa, pouco ligados ao valor do salário. Isso muda o peso relativo deles conforme o salário, como a próxima seção mostra. Para dimensionar a parte da empresa no transporte, use a calculadora de vale-transporte.
O custo de admitir e o custo de demitir
O custo mensal não é a história toda. Há um custo de entrada e um custo de saída que não aparecem na folha do mês comum, e ignorá-los distorce a decisão.
Admissão: exame médico admissional, uniforme e equipamentos de proteção, ferramentas, cadastro e, o mais caro, o tempo de treinamento até a pessoa produzir de fato. Nas primeiras semanas você paga o custo cheio por uma produtividade parcial. Demissão sem justa causa: saldo de salário, aviso prévio (trabalhado ou indenizado, de 30 a 90 dias conforme o tempo de casa), férias e 13º proporcionais, e a multa de 40% sobre todo o FGTS depositado no contrato, além da liberação do saque. Conhecer o custo de saída antes de contratar evita a armadilha de admitir na euforia de um mês bom e não conseguir sustentar. A calculadora de custo de demissão e a calculadora de rescisão CLT somam essas verbas para o seu caso.
Salário mínimo x salário maior: onde pesa cada custo
A parte variável do custo (FGTS, provisões e patronal) é proporcional ao salário, então o multiplicador dessa camada é o mesmo para quem ganha o piso e para quem ganha bem mais. O que muda é o peso dos benefícios de valor fixo. Em um salário mínimo, R$ 400,00 de VT e VR representam uma fatia grande do custo total; no salário de R$ 8.000,00, a mesma cesta pesa pouco em termos percentuais. Por isso, contratar alguém no piso não sai tão barato quanto o salário sugere: os custos fixos por cabeça elevam o multiplicador efetivo dos salários menores.
Já quem ganha mais tende a puxar planos de saúde melhores, bônus e outros benefícios que sobem junto, então o custo absoluto cresce em duas frentes. A regra prática: quanto menor o salário, mais atenção aos benefícios de valor fixo; quanto maior, mais atenção ao pacote variável que costuma acompanhar o cargo.
CLT, PJ, terceirização ou autônomo: a comparação honesta
Diante do custo da CLT, a tentação é buscar um formato mais barato. Cada alternativa tem um desembolso aparente menor e um risco por trás. O quadro compara os quatro formatos por custo e por risco:
| Formato | Desembolso aparente | Risco principal |
|---|---|---|
| CLT | Salário × 1,3 a 1,9 (encargos, provisões, benefícios) | Baixo: sem risco de vínculo se a lei for cumprida |
| PJ (prestador) | Só o valor da nota fiscal | Alto: vínculo reconhecido se houver subordinação, habitualidade e pessoalidade |
| Terceirização | Valor do contrato (já com encargos e margem da terceira) | Responsabilidade subsidiária pelos encargos da terceira |
| Autônomo (RPA) | Valor pago + 20% patronal fora do Simples (retém 11% do autônomo) | Vínculo reconhecido se houver habitualidade e subordinação |
A leitura honesta: o PJ costuma ter o menor desembolso mensal, mas contratar um prestador PJ para exercer a função de um empregado, com horário, subordinação e exclusividade, é fraude trabalhista e gera passivo retroativo de anos se a relação for reconhecida como vínculo. A terceirização transfere a gestão da folha, mas não zera o risco nem sempre sai mais barata, porque o preço embute a margem da terceira. O autônomo com RPA não escapa do patronal fora do Simples. Para uma comparação numérica entre carteira assinada e contrato PJ, veja a calculadora CLT vs PJ e o guia CLT ou PJ. Se a dúvida é sobre a retirada do dono, o guia do pró-labore e a calculadora de pró-labore ajudam.
Como colocar o funcionário no preço do seu produto ou serviço
Contratar só se paga se o custo do funcionário couber no preço que o mercado aceita. O caminho é direto: pegue o custo mensal cheio (o multiplicador aplicado ao salário mais benefícios) e transforme em custo por unidade ou por hora. Para serviços, divida o custo mensal pelas horas realmente faturáveis no mês, que são bem menos que as 220 horas contratuais depois de descontar reuniões, deslocamento e ociosidade. O resultado é o custo por hora que precisa entrar no preço, antes de somar os custos fixos do negócio e a margem.
Um funcionário de R$ 2.000,00 que custa R$ 3.500,00 por mês e fatura 120 horas úteis representa cerca de R$ 29,00 por hora só de mão de obra. Sobre isso entram aluguel, energia, impostos e o lucro. As ferramentas que fecham essa conta são a calculadora de preço por hora de serviço, a calculadora de preço de venda, a calculadora de markup e a calculadora de margem de contribuição. O guia de margem de lucro e preço de venda explica como montar o preço sem corroer a margem.
Antes de contratar: as três perguntas
- O custo total cabe na margem? Use a calculadora "posso contratar" para cruzar faturamento, margem de contribuição e o custo cheio do funcionário.
- É o primeiro funcionário? A calculadora de primeiro funcionário no Simples mostra o custo específico do seu anexo, e o MEI tem regra própria (1 empregado, INSS patronal de 3%).
- E se não der certo? Conheça o custo de saída antes de entrar: a calculadora de custo de demissão soma aviso, multa de 40% do FGTS e proporcionais.
Erros comuns de quem contrata
- Orçar pelo salário: o custo real é 1,3x a 1,9x; o "barato" de hoje vira passivo em dezembro.
- Esquecer as provisões: quem não separa os 19,4% de 13º e férias mês a mês leva o susto duas vezes por ano e recorre ao capital de giro.
- Ignorar a convenção coletiva: pisos, reajustes e benefícios obrigatórios variam por categoria e cidade, e valem mesmo que você não conheça o sindicato.
- Contratar PJ para função de empregado: subordinação, habitualidade e pessoalidade juntas geram vínculo reconhecido na Justiça, com passivo retroativo de anos. É fraude, não economia.
- Esquecer custos de entrada: exames admissionais, uniforme, equipamento e treinamento entram no primeiro mês.
Limitações deste guia
Estimativa educativa e simplificada: os percentuais de RAT e terceiros variam por atividade (CNAE), convenções coletivas impõem custos próprios, e encargos também incidem sobre 13º e férias quando pagos (a provisão acima é a base; trate o resultado como piso, não como teto). Horas extras, adicional noturno e comissões elevam a base de tudo. Para a folha oficial, consulte um contador. Veja como validamos os cálculos.
Fontes oficiais
- CLT (Decreto-Lei 5.452/1943): férias, 13º e obrigações do contrato de trabalho.
- Lei 8.036/1990: FGTS de 8% do empregador.
- Lei 8.212/1991: contribuição patronal previdenciária (20%) e adicionais.
- eSocial (gov.br): registro do empregado, folha e recolhimento de encargos.
Conclusão
Funcionário custa o salário mais ~27,4% de FGTS e provisões, mais benefícios, e mais ~28% de patronal fora do Simples: de 1,3x a 1,9x o salário, todo mês. O que decide não é o salário anunciado, e sim o multiplicador do seu regime, o formato de contratação e a capacidade de colocar esse custo no seu preço. A decomposição linha a linha está no guia do custo do funcionário CLT. Simule a sua folha na calculadora de custo de funcionário, valide a capacidade na calculadora "posso contratar", dimensione o primeiro contrato na calculadora de primeiro funcionário e explore as demais ferramentas de MEI e Empresa e do cluster trabalhista. Veja também como validamos os cálculos.